Internes Kontrollsystem bezogen auf den Konzern-/Rechnungslegungsprozess

(Bericht gemäß §§ 289 Abs. 4 und 315 Abs. 4 HGB)

Ziel des internen Kontrollsystems (IKS) für den Rechnungslegungsprozess ist es, zu gewährleisten, dass ein regelungskonformer Abschluss erstellt wird. Aurubis verfügt über ein internes Kontroll- und Risikomanagementsystem, in dem Strukturen und Prozesse, bezogen auf den Rechnungslegungsprozess, definiert und in der Organisation umgesetzt sind. Damit wird sichergestellt, dass die Rechnungslegung verlässlich und ordnungsmäßig ist, dass Geschäftsvorfälle in Übereinstimmung mit den gesetzlichen und satzungsmäßigen Vorschriften vollständig und zeitnah erfasst werden und dass gesetzliche Normen und interne Richtlinien zur Rechnungslegung eingehalten werden. Änderungen von Gesetzen und Rechnungslegungsstandards werden fortlaufend auf ihre Relevanz für den Konzern-/Jahresabschluss analysiert und daraus resultierende Änderungen in die internen Prozesse und Systeme aufgenommen.

Grundlagen des rechnungslegungsbezogenen internen Kontrollsystems

Die Aurubis AG stellt als Mutterunternehmen den Konzernabschluss des Aurubis-Konzerns auf. Diesem Prozess vorgelagert ist die Finanzberichterstattung der in den Konzernabschluss einbezogenen Konzerngesellschaften, die ihre Abschlüsse lokal erstellen und über ein konzerneinheitlich definiertes Datenmodell an die Abteilung Corporate Accounting übermitteln. Die Verantwortung für die Einhaltung der konzernweit gültigen Richtlinien und Verfahren sowie den ordnungsgemäßen und zeitgerechten Ablauf der rechnungslegungsbezogenen Prozesse und Systeme liegt bei den Konzerngesellschaften.

Das IKS beinhaltet folgende wesentliche Grundlagen:

• Sicherstellung der normgerechten Bilanzierung bei der Erstellung des Einzelabschlusses der Aurubis AG durch systemseitig implementierte Kontrollen, die ergänzt werden durch manuelle Kontrollen der Rechnungslegung und weitere Genehmigungs- und Freigabeverfahren (Funktionstrennungen, Zugriffsregelungen und -beschränkungen, Anwendung des Vieraugenprinzips, Regelungen zum Zahlungsverkehr)
• Sicherstellung konzerneinheitlicher Bilanzierung nach IFRS durch die Anwendung einheitlicher Bilanzierungsvorschriften und Richtlinien, zentrale Prüfung der Reporting Packages, Abweichungsanalyse zum Budget und quartalsweise Berichterstattung im Rahmen von zentral stattfindenden Ergebnisdurchsprachen
• Erfassung der externen Rechnungslegung und der internen Berichterstattung durch alle Konzerngesellschaften in einem einheitlichen Konsolidierungs- und Berichtssystem
• Gesamtkonsolidierung des Konzernabschlusses durch das Corporate Accounting, das die Konsolidierungsmaßnahmen, Abstimmungsarbeiten und die Überwachung der zeitlichen und prozessualen Vorgaben zentral durchführt
• Unterstützung der lokalen Gesellschaften in Fragen der Rechnungslegung durch zentrale Ansprechpartner im Corporate Accounting
• Klärung spezieller fachlicher Fragestellungen und komplexer Sachverhalte fallbezogen unter Einbeziehung externer Sachverständiger

Interne Revision als prozessunabhängige Risikobetrachtung

Die Interne Revision prüft unter anderem die Zuverlässigkeit des Rechnungswesens auf lokaler und Konzernebene. Dabei werden insbesondere bestehende interne Regelwerke der Prozesse und deren Einhaltung in der Praxis überprüft. Bei ihren Prüfungen informiert die Interne Revision in ihren Berichten über Risiken, die aus festgestellten Abweichungen entstehen und legt Anpassungsmaßnahmen fest.